برآورد هزینه هر فعالیت در سطوح مختلف
مقایسه سطوح مختلف هزینه هر فعالیت و تعیین اولویت آنها (فرج وند، ۱۳۸۲: ۴۵).
۲-۳-۱-۷- مزیتها و معایب بودجهریزی بر مبنای صفر:
از آنجایی که مـدیران بودجه ای مجبورند درخواست های بودجه خود را به “بودجه پایه” بین ۱۰% تا ۲۰% کـاهش دهند آنگاه به مـدیران فرصت داده می شود تا فعالیت های جاری خود را در بـسته های تصمیم گـیری جدیدی سـازمان دهـی کنند. بنابراین نقطه قوت این بودجه ریزی این است که فرصت بــازنگری در فرضیات و فعالیت های کــنونی را فراهم می اورد و هـمچنین فرصت تجدید نظر در تخصیص مـنابع را فــراهم می کند. شیوه بودجه ریزی بر مبنای صفر، مدیران و کارمندانی را که ممکن است برنامه های خود را که بخشی از یک بسته کاهشی ببینند نگران می کند حتی اگـر بودجه فعالیت آنها هرگز کاهش نیابد، کـارمندان همواره احساس می کنند کسی ارزش کـار آنها را نمی داند این تضعیف روحیه مشکلاتی را تــشدید می کند بنابراین نقطه ضعف این بودجه ریزی این است که فشار زیادی به منابع سازمان وارد مـی کند ، تهدــید کننده است و معمولاً به ایجاد مقاومت مـی انجامد ، همچنین مقایسه میان واحدهای سـازمانی را دشوار می کنـد .(پناهی،۴۷:۱۳۸۶)
۲-۳-۱-۸- بودجه ریزی عملیاتی:
بودجهریزی عملیاتی، عبارت است از برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجهی سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست آمده از اجراء آن برنامه را نشان می دهد. این بدان معناست که با هر میزان اعتبار تخصیص یافته به هر برنامه، می بایست مجموعهی معینی از اهداف تامین شود. یک بودجهی عملیاتی مطلوب، باید به تفکیک برنامه ها یا دستگاه های اجرایی همراه با نتایج پیش بینی شده باشد. چنین بودجهای باید به روشنی ارتباط بین اعتبارات هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم را نشان داده و شرح دهد که این ارتباط چگونه به وجود آمده است. در واقع، در بودجهریزی عملیاتی تشریح دقیق این رابطه، کلید مدیریت صحیح برنامه هاست. با بروز مغایرت بین برنامه و آنچه در عمل تحقق می یابد، مدیران باید به بررسی منابع به کتر گرفته شده در برنامه و نحوهی ارتباط آتها با نتایج حاصله بپردازید تا میزان اثر بخشی و کارایی برنامه مشخص گردد. بودجهریزی عملیاتی، فرآیندی از بالا به پایین و از پایین به بالا بطور همزمان است. مدیران برنامه ها و سیاست گذاران، اهداف و مقاصد و میزان منابع تخصیص یافته به برنامه ها و نیز شاخصهای سنجش نتیجه را مشخص می کنند و در قالب یک برنامهی عملکرد سالانه قرار می دهند. فعالیتهای برنامه در سطوح پایین تر می بایست به برنامهی عملکرد کلی سازمان مرتبط شود و از این رو سازمانها باید اهداف، مقاصد و معیارهای سنجش عملکرد را با همکاری سازمان های تابعه خود تدوین کنند.
۲-۳-۱-۹- مزیت و معایب بودجهریزی عملیاتی
بودجهریزی عملیاتی یک فرایند مستمر است که تمامی مدیران در همه سطوح در آن دست اندرکارند. این نوع مشارکت مستلزم وجود حلقه های بازخور در درون سازمانهاست تا مدیران ارشد همواره از اطلاعات بیشتر و بهتری برای اخذ تصمیمات صحیح تر و ادارهی بهترسازمان متبوع خود برخوردار باشند. بودجه نویسی یا بودجهریزی عملیاتی نهایتا به تخصیص موثرتر منابع در درون سازمانها منجر می شود و مدیران را قادر می سازد به نحوه موثرتری از منابع تخصیص یافته به سازمان متبوع خود برای رسیدن به اهداف و نتایجی که برنامه ریزان و سیاست گذاران مد نظر داشته اند، بهره برداری کنند. بودجهی عملیاتی چنانچه به خوبی تهیه شده باشد با شفافیت بیشتری عملکرد اجرایی برنامه ها را نشان می دهد و نسبت به بودجه های سنتی از این حیث گویا تر است. بودجهی عملیاتی با بهره گرفتن از این شاخص های فعالیت ( که بخوبی تعریف شده و هزینه یابی آن ها با دقت انجام شده است) مبنای ستانده های مورد انتظار و اهداف عملیاتی برنامه ها را مشخص کرده و بدین ترتیب ابزار بسیار موثری است که نشان می دهد میزان مخارج در هر زمینهای چه تاثیری بر کیفیت و کمیت نتایج حاصله دارد. از طرف دیگر، با بهره گرفتن از اطلاعات مربوط به هزینه واحد که در بودجهی عملیاتی محاسبه می شود، می توان بهبود عملیاتی را بر حسب کاهش هزینه واحد ارائه خدمات نیز بیان کرد. تجربه نشان میدهد، این نحوهی استفاده از بودجهی عملیاتی در دستگاه های اجرایی، می تواند انگیزهی مدیران برنامه ها را برای یافتن روش های مبتکرانه به منظور تحقق اهداف با هزینه کمتر، تقویت کند. این امر به ویژه در مواردی که پاداش مدیران بر مبنای عملکرد آنان تعیین می شود، بسیار موثر است. تعریف فعالیتهای تشکیل دهندهی برنامه، یکی از نخستین چالش های مهم برای هر سازمان است. برای تعریف فعالیتها باید تصمیماتی اتخاذ شود ( مثال، اینکه فعالیتها در سطوح کلی تعریف شوند یا جزء به جزء ). این امر بدان بستگی دارد که برای مدیریت یا پاسخگویی در قبال نتایج، چه سطحی از جزییات مورد نیاز باشد. اگر سیستمی وجود ندارد که برای هر فعالیت، میزان ساعات کار آن را محاسبه نماید، باید چنین سیستمی به وجود آید. زیرا با استقرار نظام بودجهریزی عملیاتی که فعالیت ها را به اهداف مرتبط می سازد، مدیران ممکن است نیاز به ترکیب، تقسیم یا تعریف دوبارهی فعالیتها پیدا کنند.شناسایی هزینه فعالیتها نیز فرایندی پیچیده و مستلزم صرف زمان و انرژی قابل ملاحظهای است. دستگاه های اجرایی باید قبلا مقدمات این کار را با ایجاد سیستم حسابداری مناسب به وجود آورده باشند.(پناهی،۴۹:۱۳۸۶)
۲-۳-۱-۱۰- جدول مقایسه شیوه های رایج بودجه ریزی
از مطالعه روش های بودجه ریزی می توان نتیجه گرفت که یکی از مهم ترین وجه افتراق این شیوه ها نوع اهداف آنهاست به گونه ای که پاسخگویی مالی برای شیوهی بودجه ریزی افزایشی اولین هدف تلقی می شود و در صورتیکه هدف اصلی بودجه ریزی برنامهای، پاسخگویی برنامهای است و بودجه ریزی عملیاتی و بر مبنای صفر هر کدام به ترتیب کارایی و پی گیری برنامه های اولویت دار را مبنای عمل خود قرار می دهند. همینطور نقش آفرینان اصلی هر کدام از شیوه های بودجه ریزینیبت به دیگری متفاوت است و اجراء دقیق هر کدام ار این شیوه رابطه تنگاتنگی با شناسایی دقیق نقش آفرینان اصلی دارد.(پناهی،۵۳:۱۳۸۶)
عنوان | بودجهریزی افزایشی | بودجهریزی برنامهای |
هدف، پرسش اصلی، مشکلی که باید حل شود | پاسخگویی مالی آیا اعتبار همانطور که قصد داریم خرج می شود؟ جلوگیری از استفاده نا مناسب از منابع مالی |
پاسخگویی برنامهای آیا برنامه به اهداف و آرمان های مورد نظر نایل می شود؟ اثربخشی برنامه |
ویژگیهای اصلی | تاکید بر دوره گذشته بعنوان پایه استفاده از فرمولهایی همچون “سهم عادلانه” برای ایجاد توازن بودجهای |
تاکیر بر طرحها، آرمان ها و اهداف برنامه نیازمند بودجهریزی بر اساس برنامه |
نفش آفرینان اصلی | حسابداران و مدیران بودجه علاقمند به ایجاد بودجه متوازن | مدیران برنامه و تحلیل گران برنامه |
شرایط لازم برای موفقیت | حداقل زمان مورد نیاز با حداقل متخصصین مورد نیاز برای پی گیری بودجه | نیازمند منابع لازم برای ایجاد طرحها، آرمانها و اهداف برنامه |
نقاط قوت | در مواردیکه کمبود زمان وجود دارد خوب عمل می کند. | پیوند آشکار میان فعالیتهای برنامه و تحصیص بودجه ایجاد می کند بخشها را به کل و جزء و حال را به آینده پیوند می دهد. |